Politicas de tratamiento de datos

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GRANADA S.A.S.

Razón social: GRANADA S.A.S.

NIT: 860029840 - 7

Domicilio: Bogotá D.C.

Dirección: Carrera 40 No. 10 - 15, Zona Industrial, Bogotá

Teléfono: 031-7954080

Correo electrónico: protecciondedatos@granadaycia.com

Página web: www.granadaycia.com

NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por GRANADA S.A.S., respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

TIPO DE INFORMACIÓN SUJETA A TRATAMIENTO: GRANADA S.A.S. reconoce que sus clientes, proveedores, trabajadores, aspirantes y accionistas tienen derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Empresa.

En virtud de la relación que se establezca entre los titulares de los datos y GRANADA S.A.S., ésta recolecta, almacena y usa dichos datos personales e información incluyendo entre otros:

De los Aspirantes

Nombre, identificación, dirección, teléfono, correo electrónico, fecha de nacimiento, información de estudios, participación en actividades de recreación y deporte.
Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas, composición familiar.

De los Clientes

Nombre del Cliente o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, correo electrónico;
Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico, número de celular y/o teléfono fijo.
Número de empleados fijos y tiempo de funcionamiento del negocio;
Información tributaria;
Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.
Información financiera
Condiciones comerciales
Nombre del comprador o los compradores, almacenistas, asistentes y/o personas relacionadas o necesarias en la gestión de los negocios con dirección, teléfonos, fax, correo electrónico.

De los Proveedores

Nombre del Proveedor o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos y correo electrónico;
Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos y correo electrónico;
Nombre del gerente o coordinador de ventas, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico;
Información tributaria;
Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.
Información de los productos que nos suministra
Condiciones comerciales
Nombre del asistente o los asistentes y/o personas relacionadas o necesarias en la gestión de los negocios con dirección, teléfonos, fax, correo electrónico.

De los Trabajadores

Trabajador y Grupo Familiar: nombre, identificación, dirección, teléfono, nombre de cónyuge o compañero permanente, nombre e identificación de hijos, afiliaciones a la seguridad social, póliza médica, edad, fecha de nacimiento, información de estudios, participación en actividades de recreación y deporte;
Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas;
Salario y otros pagos;
Saldo de deudas contraídas o libranza;
Afiliaciones con descuento de nómina;
Aportes pensionales;
Constitución y aportes a fondos de pensiones voluntarias, bonos de alimentos, etc.;
Procesos judiciales, embargo;
Deudas a favor de cooperativas;
Autorizaciones de descuentos;
Información de afiliación a fondos de empleados, gremiales;
Prestaciones durante toda su vida laboral;
Contrato laboral;
Cambios en el contrato de trabajo;
Vinculación con empleadores anteriores;
Historia laboral del trabajador;
Pago de auxilio y beneficios;
Beneficiarios del trabajador para efecto del pago de auxilios y beneficios;
Afiliación EPS, fondo de pensiones, ARL, Caja de compensación;
Capacitaciones recibidas;
Informe de evaluación sicológica;
Detalle de la caracterización;
Informe demográfico de los trabajadores;
Accidentes laborales;
Horas extras;
Huella dactilar;
Registro fotográfico;
Evaluación anual de competencia.
Historial del comportamiento

Si dentro de la información recolectada se encuentran datos sensibles, GRANADA S.A.S. le informará de la calidad de dichos datos sensibles y la finalidad del tratamiento, y sólo serán tratados con su consentimiento previo, expreso e informado. Tenga en cuenta que por tratarse de datos sensibles usted no estará obligado a autorizar su tratamiento.

FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: GRANADA S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales para:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Revocar la presente autorización y/o solicitar a supresión de los datos.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
Presentar quejas y reclamos acerca de la manera en la cual se lleva el tratamiento de sus datos.
Ejecutar la relación contractual existente, incluido el pago de sus obligaciones.
Informar sobre nuevos productos y cambios en estos.
Enviar información vía e-mail o brindarla por medio de llamadas, mensajes de texto, banners.
Registrar la información de Socios de Negocios (Clientes, Proveedores, Colaboradores, entre otros).
Mantener contacto permanente con sus clientes.
Transferir y utilizar la base de datos con fines comerciales y operativos.
Realizar encuestas de satisfacción y evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.
Hacer análisis estadísticos

PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales en GRANADA S.A.S. se regirá por los siguientes principios:
1. Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
2. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
4. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de GRANADA S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
5. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución Política. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
6. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de GRANADA S.A.S. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
7. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Parágrafo: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE GRANADA S.A.S.: Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de GRANADA S.A.S.:
1. Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de GRANADA S.A.S., para efectos de consultarlos de manera gratuita al máximo una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas;
2. Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento;
3. Derecho a solicitar prueba de la autorización: Salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento;
4. Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal;
5. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: Por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales;
6. Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Parágrafo: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

TRATAMIENTO DE DATOS: GRANADA S.A.S. se compromete a tratar los datos con la finalidad exclusiva de la realización del servicio. Una vez realizada la prestación del servicio, GRANADA S.A.S. guardará los datos proporcionados como también los soportes o documentos en que se halle recogida la información.

ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: El área administrativa de GRANADA S.A.S. será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 4 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., en los datos de contacto descritos en el encabezado del presente documento.

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. GRANADA S.A.S. solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

DEBERES DE GRANADA S.A.S.: Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que GRANADA S.A.S. está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:

Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política. (vi) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado: (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento de datos, las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, GRANADA S.A.S. solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento en el que GRANADA S.A.S., no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará un aviso de privacidad, cuyo texto se conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, GRANADA S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los procedimientos establecidos de la política de tratamiento de datos, con el fin de garantizar la seguridad de la información.

VIGENCIA: La presente Política de Datos Personales fue creada el día 01 de junio de 2020 y tendrá un periodo de vigencia de diez años. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: protecciondedatos@granadaycia.com

Atentamente,

IVÁN LÓPEZ CASTILLO

C.C. No. 79.628.588

Gerente

Granada S.A.S.